Архивная обработка и хранение приказов в организации

читать дальшеКаковы сроки хранения приказов на современном предприятии? И вообще, как правильно организовать хранение приказов? Собрать их вместе или разложить по разным папкам? Попробуем разобраться в этих «бумажных делах».
Сроки хранения приказов, пусть даже изданных в один день, могут быть совершенно разными.

Скажем, хранение приказов по основной деятельности фирмы считается бессрочным. То есть, их нужно должным образом классифицировать и хранить постоянно.

Хранение приказов о хозяйственной деятельности фирмы должно длиться 5 лет. Если таких бумаг накапливается очень много, для удобства их делят на несколько томов. По истечении срока хранения эти приказы нужно уничтожить, составив об этом специальный акт.
Что же касается приказов по личному составу, то здесь всё не так однозначно.
Сроки хранения приказов по личному составу могут быть:

* Кратковременными. 5 лет - таков срок хранения приказов о предоставлении отпуска, назначении дежурства, о взыскании или о краткосрочном командировании сотрудника в другой город.

* Длительными. В этом случае сроки хранения приказов достигают 75 лет. Это приказы об увольнении или принятии на работу, о переводе, о поощрении либо о перемене анкетных данных сотрудника.

Со сроками хранения документов мы разобрались. Но как грамотно организовать хранение приказов?

Прежде всего, приказы должны храниться отдельно друг от друга. Если после регистрации подшивать их в одно и то же дело, то вскоре возникнет настоящий хаос. В результате работа фирмы застопорится (не говоря уже о претензиях проверяющих организаций).

Вот почему на предприятии необходимо создать номенклатуру дел. Для небольшой организации - общую, а для крупного предприятия - разделённую на отделы и со специальным литерным шифром. Но в любом случае все приказы придётся разделить как минимум на три категории: приказы по хозяйственной деятельности, по основной деятельности и по личному составу. А затем - правильно классифицировать каждый документ, пронумеровать и расположить в строгом порядке.
(с)www.archiv-s.ru/public/arhivnaia_obrabotka_i_hr...


Срок хранения договоров и их утилизация
читать дальшеДеятельность любого предприятия всегда связана с ведением различного рода документацией, без которой не обходится ни одна сделка, договоры и другие операции, проводимые организацией. При этом, существует определенный срок хранения договоров и других документов, который должна соблюдать каждая организация.

К документации, которая появляется в результате деятельности компании, относятся договоры - документы, которые подтверждают факт сотрудничества компании с другими предприятиями, сделки о купле-продаже каких-либо товаров, наем сотрудников и другую деятельность организации.

За весь период существования компании может накопиться достаточно большое количество договоров, которые, в соответствии с законодательством, необходимо хранить должным образом в течение определенного срока.
Срок хранения договоров устанавливается законодательством.

И зависит от типа данных документов и их категории. Минимальный срок хранения данной документации составляет 5 лет.

Хранение договоров, как и других документов, должно быть осуществлено в соответствии со всеми установленными правилами и требованиями, что позволит обеспечить легкий доступ ко всей документации. В случае необходимости, владелец компании или предприятия, должен иметь доступ к договорам, которые находятся на хранении. Предоставление оригиналов данных документов может потребоваться в различных случаях - при проверке деятельности компании соответствующими органами, при возникновении судебных разбирательств и многих других ситуациях.

Составление архивных описей читать дальшепредставляет собой создание справочника, который содержит в себе систематизированный список архивного фонда и коллекции. Архивная опись необходима для учета единиц сохранения, а также раскрытия их содержания. Она является главным, базовым архивнымсправочником. Именно к нему обращаются исследователи, как только попадают в архив.

Опись дел архивного фонда — это самая настоящая основа для создания других справочников архива, а именно: указателей, обзоров, каталогов и путеводителей. Именно поэтому составление архивныхописей должно быть выполнено качественно и безупречно, так как это определяющий фактор при различных проверках.

В процессе работы каждой компании обязательно образуется различного содержания документация, и на каждый вид составляется отдельная опись:
• опись дел постоянного срока хранения;
• опись дел временного срока хранения;
• опись дел по личному составу;
• опись дел документов, которые характерны только для данной компании (научные отчеты, судебныедела, следственные и так далее).

Архивная опись состоит из:

• описательных статей;
• итоговых записей;
• листа-заверителя;
• справочный аппарат к описи.
В свою очередь справочный аппарат к описи включает в себя:
• титульный лист;
• оглавления (содержания);
• предисловие к описи дел;
• список сокращенных слов;
• указатели;
• переводную таблицу, если есть переработки.

Помните, что только от качественной и грамотной архивной описи зависит быстрый и эффективный поиск всей архивной документации. Архивная опись — это огромный справочник, который несет в себе большое количество информационной нагрузки. С нашей помощью вы всегда сможете получить доступ к любому документу в считанные минуты.

Правильное составление описи документов (дел) для сдачи в архив
читать дальшеСюда входит следующий перечень документов:
• описательные статьи, включающие порядковый номер, заголовок, делопроизводственный индекс, количество листов в деле и крайние даты документов;
• итоговая запись, где должно быть указано количество дел, которые в данный момент находятся на описи в архиве (однако не всегда итоговая запись совпадает с количеством архивных дел);
• лист-зритель или документ, который необходим для учета количества листов в описи;
• справочный аппарат (сюда входят титульный лист, оглавление или содержание, предисловие, в случаях переработки — переводная таблица, указатели, а также полный список сокращений).

Ответственность при архивных проверках

Статья 27 Федерального закона №125 гласит: если архивные проверки обнаружили утерю документов, на должностные лица компании распространяются следующие виды взысканий:

• Налоговая ответственность за утерю документов. Согласно статье 126 НК РФ пункту 1, надлежит штраф в размере 200 рублей за каждый непредъявленный документ по требованию налоговой инспекции. Если произошла утрата документации за один налоговый период, организация заплатит 10 000 рублей. Согласно статье 120 НК РФ, пункту 2, организация заплатит 30 000 рублей за потерю первичной документации за несколько отчетных периодов. Также это двадцатипроцентные штрафы от суммы заниженного налога, который вызван потерей первичной документации, не меньше 40 000 рублей, согласно статье 120 НК РФ пункту 3.
• Административная ответственность за архив. Если организация нарушила срок хранения архива или уничтожила его раньше установленного времени, что привело к уменьшению налоговой базы, а также к искажению отчетности больше, чем на 10%, должностным лицам грозит штраф в размере от 2000 до 3000 рублей.
• Уголовная ответственность за утерю документов. Если должностное лицо замечено в уклонении от налогов, выраженном преднамеренной утерей документации, на него налагается штраф в размере от 100 000 до 300 000 рублей или удержание зарплаты от 1 до 2 лет, или лишение свободы сроком до 2 лет, при этом, человек не имеет права занимать аналогичную должность в течение 3 лет.
• Если должностное лицо замечено в уклонении от налогов в особо крупных размерах, на него налагается штраф в размере от 200 000 до 500 000 рублей или удержание зарплаты от 1 до 3 лет, или лишение свободы до 5 лет, при этом, человек не имеет права занимать аналогичную должность в течение 3 лет.