Как производится ввод информации в базу данных

читать дальшеНовые документы, призванные пополнить собой архив или базу, проходят через те же этапы обработки, что и первичный массив бумаг, составляющий основу базы данных:

• документы тщательно сортируются;
• осуществляется оцифровка;
• производится категоризация и маркировка;
• документы встраиваются в соответствующий раздел базы данных.

Ключевыми моментами в работе по вводу информации в базу данных является определение её места в архиве (раздела, связей – перекрестных ссылок – с другими документами) и качество оцифровки. Последнее предполагает, что в документе не будет неясностей, нечитаемых участков, если это графика – то она будет легко воспроизводимой на печатном оборудовании.

И именно с этими моментами у организации, пытающейся самостоятельно вести пополнение базы данных, чаще всего возникают сложности.

Утверждение описей и актов в архиве
читать дальше
Если вы являетесь руководителем государственного или же частного будь-то предприятия или организации, то, наверняка, вам приходилось сталкиваться с таким понятием, как утверждение описи в архиве и другими архивными процессами. Давайте более подробно коснемся данного вопроса.

В соответствии с действующим российским законодательством, как государственные, так общественные, коммерческие и другие независимые учреждения должны после истечения сроков хранения документов , сдавать их в муниципальные и государственные архивы.

И данный процесс часто влечет за собой ряд проблем.

Потому как здесь нужно подготавливать не просто документацию, но и различные приложения, грамотно оформленные описи, акты, в последствии играющие роль так называемого "путеводителя" .

Последний шаг таких процедур - это завершающее утверждение описи в архиве.
Как опись, так и документы требуются в огромном количестве согласований. А при необходимости каких-либо изменений, это должно происходить еще до того момента, когда они окажутся за пределами учреждения или организации.

Ответственные сотрудники составляют опись а руководитель утверждает ее. Для того чтобы осуществить утверждение описи в архиве, понадобится утверждение не только руководителя организации, но и архивной комиссии.


Помимо описей существуют акты о выделении документов и их уничтожении.

Такие документы формируются в результате оценки документации экспертами и отбора уничтожаемых дел. Помимо списка разновидностей этих дел, указывают их количество, номера статей, нормативную документацию. По этим статьям определяют сколько времени хранилась та или иная документация. Также в обязательном порядке указывают и года, за которые отбирались документы в акты на выделение и их уничтожение.

Нельзя произвести утверждение актов в архиве, если при проверке документов возникают заниженные, завышенные или вовсе опущенные позиции в количестве документации. А также если срок хранения еще не истек. Это будет являться незаконным уничтожением документов, что может обратиться в серьезные последствия (уголовная а также административная ответственность).


Реестр специалисты компании вполне справедливо считают сердцем любого архива. читать дальшеЕсли учесть, что существует архив в бумажном виде, то правильное ведение реестра архива – это единственная возможность сократить время работы с документами до минимума. А иногда, как мы уже упомянули, работа с архивными документами может быть сведена просто к поиску нужного в реестре – все данные об искомом документе доступны именно в реестре.

Создание реестра включает:

• категоризацию документов с последующей разработкой категорий самого реестра;
• описание каждого дела и занесение описания в реестр;
• расположение документов и дел в хронологическом порядке в документе-реестре.

По мере появления новых документов они отправляются в ту или иную категорию, в то или иное дело – и информация о них тоже попадает в реестр, в соответствующую категорию.

Наиболее распространенные типы реестров

Организации чаще всего обращаются в ООО «Архивный Сервис» при необходимости в составлении и ведении реестра договоров и контрактов – это один из наиболее распространенных типов реестров, наряду с реестром отдельных категорий бухгалтерских документов.

Сложности, которые испытывает организация при оптимизации документооборота, невозможность создать самостоятельно реестр договоров контрактов, составление и ведение которого попросту некому поручить, риск возникновения ошибок– все это говорит в пользу того, что лучше поручить работу специалистам, обладающим и опытом, и знаниями, и чутьем.


Под электронным (цифровым) архивом читать дальшепонимается создание программно-аппаратного комплекса, предназначенного для хранения, изменения, сопровождения и поиска документов, выполненных в электронном виде. Очевидно, что предварительным этапом для организации электронного архива является представление хранимых документов в электронном виде.

Изготовить документ в электронном виде можно несколькими способами:


- разработать электронный документ с использованием программного обеспечения, установленного на компьютере. В этом случае сразу получается готовый электронный экземпляр, позволяющий хранить его в базе данных;

- сканировать, изготовленные ранее на бумажных носителях, документы с помощью специальной техники для дальнейшего помещения их в базу данных.

Для сканирования текстовых документов можно использовать планшетные сканеры типов DataCopy-830 и Relisys, которые имеют разрешающую способность 200-400 точек. Для сканирования фотодокументов и широкоформатных документов применяются проекционные сканеры типа DataCopy-920. Фотографии сканируются с разрешением от 200 до 1000 точек в зависимости от их размера и содержания.

Цифровой архив создается для хранения, как отсканированных фотоматериалов, так и фотографий и видеоматериалов, выполненных с применением цифровой техники.

Концепция цифрового архива включает четыре технологических процесса:

- импорт электронных документов;
- сохранение;
- поиск и просмотр;
- доступ и восстановление для использования.

Создание цифрового архива позволяет:
- снизить затраты на хранение документов;
- обеспечить сохранность фотодокументов и избежать их повреждения, поскольку они хранятся в электронном виде;
- снизить затраты на копировальные работы, так как обеспечивается доступ к электронному образу документа;
- упростить перенос документов из оперативного в архивное хранение;
- осуществлять контроль доступа к документам и, таким образом, предотвращать несанкционированный доступ и копирование документов.

Большим преимуществом созданных электронных архивов является быстрый поиск нужного документа по базе данных.

Общий порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Росархива от 06.02.2002 (важно: основные правила не регламентируют срок хранения документов);
Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. № 558 (перечень 2010 года распространяется на документы, созданные в 2010 году и далее; сроки хранения документов, созданных до 2009 года включительно, определяются в соответствии с типовым перечнем документов, утвержденным в 2000 году);
Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

www.klerk.ru/buh/articles/283777/
timesnet.ru/buh/3913/
www.assessor.ru/forum/index.php?t=2264
www.archives.su/hranenie_documentov/poryadok_hr...
www.mbm.ru/wiki/index.php/%D0%90%D1%80%D1%85%D0...