понедельник, 23 июня 2014
Разработка номенклатуры дел в организации
читать дальшеРазработка номенклатуры дел в организации – задача не из легких, потому ее выполнением должны заниматься исключительно профессионалы своего дела. Специалисты, работающие в этом направлении, обязаны руководствоваться рядом важных нормативно-методических документов, и особое внимание должно уделяться соблюдению правил функционирования и использования уже существующих архивов в организации.
Как показывает практика, номенклатура дел обычно разрабатывается в четыре этапа, причем каждый шаг требует от исполнителя наличия достаточных знаний не только в области делопроизводства, но и особенностях работы самой компании.
Первый этап заключается в выборе разновидности номенклатуры, разработке главной классификационной схемы или таблицы. На втором этапе выполняется формулирование заголовков, которые будут характерны для каждого создаваемого дела.
Кроме этого, разработка номенклатуры дел в организации на этом этапе включает в себя описание содержимого каждого документа и установление конкретных сроков, на протяжении которых дело будет храниться. Третий шаг – это систематизация созданных заголовков дел в нужной последовательности, где в обязательном порядке учитывается значимость документов и взаимосвязь между ними. И, наконец, четвертый этап – оформление проекта, его подписание и согласование, после чего номенклатура утверждается.
Также разработка номенклатуры дел организации должна осуществляться с учетом следующего правила: составление номенклатуры должно основываться на данных индивидуальных номенклатур существующих дел всех структурных подразделений компании. Данная информация обязана содержать в себе названия дел с документами, все директории, где создаётся и производится хранение электронных версий документов . Оперативное хранение документов
читать дальше
Оперативное хранение документов - хранение документов, в задачи которого входит мониторинг сроков хранения документов и их своевременное уничтожение. Оперативное хранение документов осуществляется обычно в тех организациях, где документы в большом количестве всегда должны быть под рукой.
Правильная организация оперативного хранения документов зависит от соблюдения определенных принципов.
Принципы оперативного хранения документов
• Условия хранения. Правильный температурный, а также и влажностный режим (около 20 °C, при относительной влажности не превышающей 55%). Ни в коем случае нельзя допускать, чтобы в хранилище завелась плесень, пыль или грызуны;
• Контроль. Выдача дел осуществляется сотрудником архива только по письменному официальному запросу, выдача справок и снятие копий документов также должна контролироваться архивариусом.
• Конфиденциальность. Наиболее важные документы следует хранить более тщательно, по возможности ограничить доступ к ним. Можно даже составить список лиц, которые могут быть допущены к определенным документам.
• Оперативность. Основным принципом оперативного хранения документов является быстрый доступ к ним. Важно обеспечить высокую скорость поиска нужного документа, для чего следует составить план архива и создать картотеку. Для оперативности поиска дела в архиве должны устанавливаться корешками наружу, их обложки - иметь максимально информативные подписи, а каждое дело - содержать внутреннюю опись. Кроме того, можно разделить документы на часто и редко используемые. Очевидно, что те документы, которые используются чаще, должны находиться ближе.
• Своевременное уничтожение. Чтобы не перегружать архив, необходимо ежегодно проводить экспертизу ценности для выявления дел, подлежащих уничтожению. При этом составляется соответсвующий акт и организуется вывоз документов к месту утилизации.
Выполнение этих условий гарантирует сохранность ваших документов, порядок в офисе и эффективную организацию работы всех подразделений.
Итог: компании, уделяющие оперативному хранению документов должное внимание, не имеют проблем с архивным законодательством и проверяющими органами. Найти документ в архиве для таких фирм - дело одной минуты. Архивирование кадровых документов
читать дальшеЗа тем, как вы храните свои документы по личному составу , зорко следит Архивный фонд. Стоит только немного напутать со сроками хранения, и вам сразу предоставят все положения, нормативные требования и правовые акты, которые угрожают жестокой расправой над нерадивыми кадровиками.
Чтобы не было претензий к вашему архиву, обеспечьте все необходимые условия для длительного хранения документов в нем. Помните, большинство документов будет храниться у вас 75 лет! Для их сохранности необходимо особое внимание уделить процессу архивирования.
Комплекс работ по архивированию кадровых документов подразделяется на следующие этапы:
1 этап. Формирование дел из документов, вышедших из документооборота. Например, личные дела ушедших или уволенных сотрудников.
Дела формируются исходя из типов документов и сроков их хранения.
Приказы по личному составу могут храниться и 5 лет, и 75. Их определяют в разные дела.
Лицевые счета сотрудников собираются в дело за один год и располагаются по фамилиям в алфавитном порядке.
Личные дела составляются следующим образом: документы подшивают в хронологическом порядке по мере их поступления. На каждое дело составляется внутренняя опись с указанием следующих реквизитов: порядковый номер, дата, наименование, количество листов, примечание и итоговая запись о количестве документов в деле.
2 этап. Оформление дел.
Требования здесь следующие:
• оформление обложки дела по установленной форме;
• обязательная нумерация листов;
• лист-заверитель, скрепленный печатью и подтверждающий количество листов в деле;
На обложке необходимо проставить срок хранения дела и его номер после внесения его в общую опись.
3 этап. Экспертиза ценности.
Она проводится на каждом этапе работы с документами (при составлении номенклатуры, во время подготовки дел к передаче на хранение, и в процессе формирования дел). В результате экспертизы должны быть удалены все лишние копии и не относящиеся к делу документы.
4 этап. Составление описи дел.
С помощью описи в дальнейшем будет производиться оперативный поиск по архиву.
5 этап. Передача дел в архив.
На этом заключительном этапе дела принимаются на хранение в специально оборудованный архив (или отдельный запирающийся шкаф или сейф). Предварительно дела сверяют с составленной описью.
Если все этапы пройдены успешно, значит, ваши кадровые документы будут надежно сохранены от посторонних глаз на положенный им срок. Утилизация бухгалтерских документов
читать дальшеНенужные документы из бухгалтерии ни в коем случае нельзя просто выкинуть в мусорную корзину. Оттуда они могут легко попасть в руки конкурентов, ведь финансовая информация имеет огромную ценность независимо от возраста.
Утилизация бухгалтерских документов из архива, отслужившие документы из архива необходимо уничтожать, как только истекает срок их хранения: они не только занимают лишнее место на архивных полках, но и являются предметом внимания проверяющих органов.
Лучше всего доверить уничтожение бухгалтерских документов профессиональной архивной компании - специалисты организуют процесс конфиденциального уничтожения любого объема бумажных документов, аккуратно соблюдая все правила и требования архивного законодательства.
Утилизация текущих бухгалтерских документов
Конфиденциальному уничтожению подлежат не только папки из архива, но и текущие документы, скапливающиеся в бухгалтерии: черновики, ошибочные первичные документы, лишние копии платежных поручений и множество других бумаг, которые и хранить не нужно, и открыто выкинуть просто нельзя.
Чтобы облегчить процесс утилизации таких документов, некторые организации устанавливают в офисе специальные закрытые контейнеры, в которые в течение всего периода сбрасывают такие бумаги. Эти контейнеры регулярно вывозит на уничтожение архивная компания, тем самым обеспечивая конфиденциальность вашего документооборота на всех стадиях.
Правила конфиденциальной утилизации бухгалтерских документов
1 этап
Экспертиза ценности. Оценивается практическая ценность документов. Без такой экспертизы какую-либо документацию уничтожать запрещено.
2 этап
Определение документов с истекшим сроком хранения. Бухгалтерские документы имеют разный срок хранения, поэтому на данном этапе необходимо консультироваться с нормативными документами.
3 этап
Составление акта о выделение дел на уничтожение. Документ заверяется подписями и печатями.
4 этап
Подготовка дел к утилизации. Формируются связки дел и документов для транспортировки и утилизации.
5 этап
Вывоз и уничтожение. Вывоз до станции уничтожения должен также гарантировать конфиденциальность и безопасность документов.
После уничтожения составляется двустронний акт, свидетельствующий о том, что документы физически уничтожены и больше не являются носителями информации. Оформление документов по личному составу
читать дальшеДокументы по личному составу - это те документы, которые регламентируют отношения работодателя и сотрудника. К ним относятся трудовые договора, распорядительные документы, списки личного состава, тарификационные ведомости и прочие документы, на основе которых ведется кадровый учет предприятия.
За надлежащее оформление и ведение документации по личному составу несет ответственность кадровое подразделение.
Для удобства текущего пользования информацией документы по личному составу оформляются отделом кадров следующим образом:
• Формируются дела для каждого типа документов: для личных дел, для приказов по личному составу, протоколов заседаний и т.д. Заголовки должны отражать содержание и соответствовать номенклатуре дел кадровой службы;
• Каждому делу присваивается учетный номер, а также вкладывается первоначальная внутренняя опись;
• Обеспечивается их безопасное конфиденциальное текущее хранение: в сейфе или запирающемся на ключ шкафу, корешками наружу. Для удобства рекомендуется располагать их в алфавитном порядке или по порядковым номерам.
Все работы по оформлению документов по личному составу при передаче дел на архивное хранение также ложатся на плечи сотрудников кадрового подразделения. В этом случае требуется следующее оформление:
• Подшивка. Все листы дела нумеруются и скрепляются между собой нитью на четыре прокола, затем место прошива скрепляется печатью организации и подписью ответственных лиц.
• Составление внутренней описи (или уточнение уже существующей). Для личных она составляется с перечислением фамилий уволенных сотрудников и уточнением страниц, на которых содержится информация по каждому человеку.
• Оформление обложки дела. На ней указываются необходимые реквизиты: название, дата, срок хранения документов , номер и тд.
Следует помнить, что передача кадровых документов на архивное хранение должно осуществляться не позднее трех лет с момента их изъятия из делопроизводства.
Сам процесс сдачи в архив происходит под контролем сотрудника архивного подразделения, который проверяет полноту и правильность оформления дел. Если на этом этапе были выявлены недочеты и ошибки, то они оперативно исправляются отделом кадров. Архивариус принимает дела строго по составленной описи, проставляя отметки о наличии каждого пункта.
Организация отвечает за сохранность и нераспространение личной информации даже после передачи личных дел в архив, поэтому стоит также позаботиться о безопасности архивного помещения. Сдача бухгалтерских документов в архив
читать дальшеКогда приходит время сдавать документы на архивное хранение , начинается суматоха и паника. Выясняется, что чего-то не хватает, что-то потерялось, что-то вообще давно пора было отправить на уничтожение.
Если в вашей организации есть свой архив, то прежде чем отнести туда собранные документы, необходимо их еще и правильно оформить.
Столько головной боли сваливается на несчастного главного бухгалтера, что хочется оставить все как есть и хранить родную первичку на ее исконном месте. А именно – в бухгалтерии.
Так поступать категорически не рекомендуется. Вообще, хранить текущие бухгалтерские документы следует исключительно в специально отведенном месте, желательно, закрытом на ключ. Но редкая бухгалтерия может похвастаться бесконечными шкафами, которые вмещают абсолютно всю бумажную жизнедеятельность организации. Рано или поздно все же придется освобождать бесценное место от устаревших бумаг.
Как же грамотно организовать процесс сдачи бухгалтерских документов в архив?
Чтобы этот процесс не вызывал ассоциаций со стихийным бедствием, следует его четко систематизировать.
Составим пошаговый план действий:
Шаг 1. Сортировка и оценка
Сначала стоит определить, какие документы отдаются на долгосрочное хранение, а какие – на временное. Для этого проводится экспертиза ценности документов. К примеру, сроки хранения первичной документации составляют не менее пяти лет, документация по списанию безнадежной дебиторской задолженности – свыше пяти лет, так как служит доказательством уменьшения налоговой базы для исчисления налога на прибыль.
Такого рода нюансы следует учитывать, так как они порой значительно облегчают жизнь бухгалтеру.
Шаг 2. Оформление дела
Далее из документов необходимо сформировать дела. Оформляются дела в соответствии с требованиями ГОСТ. Для это нужно их сложить в аккуратные стопки, пронумеровать листы и сброшюровать в твердую обложку.
На обложке необходимо указать номер дела, тематический архивный индекс, название организации и период, к которому относятся документы. Составляется заверительная надпись с печатью организации и подписью ответственных сотрудников.
Шаг 3. Передача в архив
Документы принимаются в архив в соответствии с общей описью, которая составляется для дел, передающихся на хранение. Сотрудник архива сверяет данные в описи и на обложках дел, проверяет правильность оформления и в конечном итоге расписывается о принятии дел в архив.
Вот и все. Следование этому несложному плану избавит главного бухгалтера от лишних проблем, а организованное таким образом правильное хранение документов спасет организацию от штрафов.