Систематизация архива

читать дальшеРабота с архивом компании включает в себя ряд необходимых процедур, к которым относится систематизация архива.

Существование архива в любой компании направлено не только на следование законодательным нормам Российской Федерации, но и на постоянное обращение к хранящимся делам. Ведь документы, находящиеся на хранении, позволяют следить за динамикой развития организации, вовремя пресекать регресс в работе и решать различные спорные моменты. А это значит, что для правильного функционирования архива и удобной работы с ним, необходимо периодически проводить такую процедуру, как систематизация архива. Она проводится в строго определенное время и несет в себе исполнение ряда задач.

Систематизация архива направлена на исполнение нескольких основных целей:
-контроль за физическим состоянием документов,
-контроль наличия всех, заявленных в архивном справочнике, дел
-выявление дел с истекшим сроком хранения и своевременная их отправка на утилизацию
-оптимизация хранения дел для облегчения дальнейшего процесса работы с ними
-соблюдение норм, связанных с архивным делом

Таким образом, мы видим, что систематизация архива не является исключительно бюрократической прихотью. Она значительно облегчает ежедневную работу с архивными делами.


Уничтожение бухгалтерской документации в компаниях с непоставленной архивной деятельностью

читать дальше Многие компании, выходящие на рынок, совершенно не принимают во внимание необходимость правильного ведения архива в полном соответствии с нормативами, установленными законодательством Российской Федерации и различными правовыми актами, действующими в каждой конкретной сфере.

Как правило, обращение во внешнюю архивную компанию производится в тот момент, когда необходимо выполнить либо массовое уничтожение бухгалтерской документации, утратившей актуальность, либо же разобрать архив и провести его классификацию. В любом из подобных случаев общий порядок работы следующий:

Что делает ООО "Архивный Сервис"

1. Проведение предварительного исследования компании и процесса документооборота. Результат этапа - это документ, который отражает имеющееся состояние документов для размещения в архиве, их взаимосвязи и текущую структуру. В документ входит информация о подразделениях компании, которые будут так или иначе связаны с архивом (пользоваться им), а также возможности информационной инфраструктуры компании и особенности интеграции систем. Также оценивается уровень подготовки персонала компании. Основная цель сбора данных - написание технического задания на введение новой системы архивного хранения (организации бумажного или электронного архива).
2. Построение архитектуры архива и реализация системы (например, введение в строй системы электронного хранения данных или же оборудование помещения архивного хранилища).
3. Проведение экспертизы ценности документов, в частности, уничтожение бухгалтерских документов , утерявших актуальность.
4. Размещение актуальных документов в архиве. Следует понимать, что архив на первом этапе будет наполняться импульсно, то есть за достаточно короткий промежуток времени потребуется разместить очень большое количество документов, то есть, скорее всего, потребуется внешняя помощь непосредственно в вашем офисе (которую может обеспечить наша компания).
5. Обучение персонала и введение архива в штатную эксплуатацию.

В штатной эксплуатации все операции от подготовки документов для архивного хранения до уничтожения бухгалтерской документации проводятся подготовленной командой специалистов нашей компании,

Хранение бухгалтерской документации

читать дальшеХранение бухгалтерской документации является важной частью работы с документами в любой компании. В данной статье мы не будем касаться вопроса необходимости такого хранения и возможных санкций в случае отсутствия необходимой документации, а также не станем рассматривать варианты методологической и научно-технической организации архива.

Поговорим о чисто технических аспектах хранения бухгалтерской документации.

Технические требования к помещению с архивом документов чётко изложены в соответствующих пособиях. Отметим, что речь идёт как о строительных нормах, так и рекомендациях по организации архивного хранения. Перечислим основные требования:
- Требуется изолированное помещение, хорошо защищённое от огня извне. Так как бумага, по сути, является не просто пожароопасной, а очень хорошим топливом, требуется высочайший уровень защиты от пожара.
- Помещение должно быть оснащено охранной сигнализаций и системами обнаружения дыма.
- Размеры помещения могут быть рассчитаны на основании следующий тезисов: стандартный архивный стеллаж для хранения документов состоит из 12 полок, каждая полка имеет толщину 1,5 сантиметров, а общая высота стеллажа - 2,3 метра. Минимальное расстояние между рядами стеллажей - 80 сантиметров, а проходы на случай пожара - 1,2 метра. Если учесть также площадь сейфового хранилища, а также вспомогательных площадей, то можно сделать выводы о площадях помещения. Отметим, что желательно также учесть темпы прироста количество хранимой бухгалтерской документации - иначе через несколько лет вы столкнётесь с проблемой нехватки места.
- о нормам 1991 года (укрупнённые нормы по делопроизводству и архивам) на обслуживание 5000 дел в архивном хранении требуется один сотрудник. Эти нормы не учитывают требования некоторых компаний, где при хранении бухгалтерской документации или иных архивных дел требуется очень высокий уровень справочной работы. По сути, можно сказать, что 1 человек на 5000 дел - это норма для хранения технической или кадровой документации компании, но никак не тех документов, к которым часто обращаются. Следует помнить, что в год выполняется более 12 миллионов запросов в госучреждения по тем или иным архивным вопросам.

Важно также оборудовать рабочее место для архивного сотрудника, занимающегося хранением бухгалтерской документации и дел иного рода. Это место должно позволят ему полностью выполнять все функции, и, как правило, включает отдельный сейф, рабочий стол с принадлежностями и необходимую технику.

Хранение документов в архиве и передача документов в архив в электронном виде
читать дальше Полностью схема выглядит так:

- Осуществляется физический контроль за хранением документов в архиве.
- Проводится систематический контроль, учитывающий замену и уничтожение носителей.
- Применяются стандартизированные (для предприятии, отрасли или же более широкой сферы) методики уничтожения данных.
- Проводится регулярная проверка надёжности уничтожения данных.
- Хранение документов в архиве осуществляется таким образом, чтобы выход из строя единичного носителя не повредил документальную базу (то есть осуществляется резервное копирование или же распределённое хранение с избыточной информацией).
- Передача документов в архив и их обработка подразумевает категоризацию по уровню необходимых мер безопасности - и исходя из этого выбираются конкретные методики работы с накопителями.
- Ведётся отчётность по каждому уничтоженному носителю.
- Электронный архив подразумевает ведение отчётности по доступу к документам, находящимся на хранении, а также обеспечение авторизованной передачи документов в архив и их извлечения.

Таким образом, если не учитывать передачу документов архива по сетям, а также особенности физической защиты накопителей, основным вопросом безопасности остаётся удаление данных. Обратите внимание: предполагается, что структура сети организации подразумевает физическое ограничение доступа, иначе в противном случае на первый план выходит именно вопрос защиты от внешних сетевых атак и своевременного закрытия уязвимостей.

Программное уничтожение данных

Данный класс методов подразумевает программное прекращение хранения документов в архиве за счёт отдачи команды на их удаление. Применяется несколько методик: обычное уничтожение (объявление части носителя пустой), перезапись части носителя и многократная перезапись части носителя. В первом случае восстановить данные возможно на базе обычной офисной системы, во втором - на базе сервис-центра, а в третьем - практически невозможно (при 50 циклах перезаписи случайными числами данные считаются безвозвратно уничтоженными). Разумеется, первый метод наиболее быстрый, последний - наиболее медленный и может занимать несколько часов для более-менее крупных баз данных.

Механическое и физическое уничтожение документов

Физические методы уничтожения данных предусматривают тот факт, что передача документов в архив осуществляется на конкретных носителях, на которых и осуществляется хранение (то есть документ или несколько документов могут быть чётко локализованы в физической структуре). В этом случае уничтожается сам носитель. Важные моменты:
- Разбиение на части и сверление зачастую не даёт гарантированного результата.
- Нагрев в обычном костре или пожар в офисе не уничтожает данные.
- Открытие корпуса жесткого диска и подача питания для вращения вызывает быструю (2-4 часа) зачистку атмосферной пылью, что является одним из наиболее надёжных методов.
- Возможны также пиротехнические, радиационные, термические или магнитно-импульсные методы уничтожения носителей.

Резюме
Таким образом, можно сказать, что передача документов в архив всегда должна учитывать их степень секретности и сроки хранения, а само хранение документов в архиве должно производиться с учётом дальнейшей политики безопасности, используемой на предприятии.

archiv-s.ru/uslugi/